Spracovanie dokladov a faktúr pomocou AI
Bez ručného prepisovania.

Faktúry chodia e-mailom, v PDF, ako sken aj ako fotka z mobilu. Každý dodávateľ ich má inak. Niekto ich musí otvoriť, prepísať čísla do systému a skontrolovať, či sedia.

Pri desiatkach dokladov mesačne je to práca na hodiny, pri stovkách na dni. Preklep v sume alebo vo variabilnom symbole sa pritom ukáže až pri úhrade alebo uzávierke.

Účtovník medzitým čaká, kým niekto doklady prepíše. Uzávierka sa posúva a práca sa hromadí na koniec mesiaca.

• Firmy, ktoré mesačne spracujú desiatky až stovky prijatých faktúr.
• Účtovné kancelárie, ktoré prepisujú doklady za viacerých klientov.
• E-shopy a veľkoobchody s mnohými dodávateľmi.

Pri pár faktúrach mesačne sa nasadenie nevráti. Ak váš účtovný program už vie doklady spoľahlivo načítať sám, najprv vyskúšajte to.

1. 01

   Príjem dokladov

   Doklady chodia do jednej schránky alebo priečinka. Môže to byť PDF, sken aj fotka.

2. 02

   Čítanie

   AI rozpozná text aj na skenoch a pochopí, kde je na doklade dodávateľ, číslo dokladu, dátumy a sumy.

3. 03

   Vyťaženie údajov

   Vytiahne IČO, DIČ, číslo dokladu, dátum vystavenia a splatnosti, sumy, sadzby DPH a variabilný symbol.

4. 04

   Kontrola

   Overí, či sedí súčet a DPH a či IČO patrí dodávateľovi. Nezrovnalosti a neisté údaje označí.

5. 05

   Potvrdenie a zápis

   Človek údaje skontroluje. Potvrdený doklad sa zapíše do vášho systému alebo sa exportuje v tvare, ktorý systém prijme.

• Vzorku dokladov od vašich najčastejších dodávateľov.
• Informáciu, kam sa majú údaje zapisovať: účtovný program, ERP alebo tabuľka.
• Prístup k rozhraniu systému alebo vzor súboru na import.
• Pravidlá pre výnimky, napríklad čo robiť s dobropisom alebo zálohovou faktúrou.
• Človeka, ktorý bude na začiatku údaje potvrdzovať.

od 990 € bez DPH

V cene od

• Jeden vstup dokladov, napríklad schránka alebo priečinok
• Dodávateľ, dátumy, sumy a DPH z každého dokladu
• Kontrola človekom pred zápisom
• Zápis alebo export do jedného systému

Za príplatok

• Viac typov dokladov
• Napojenie na viac systémov
• Párovanie s objednávkami alebo s bankovým výpisom

Ďalšie náklady

• Spotreba AI modelu pri tisíckach dokumentov alebo správ mesačne, podľa skutočnosti a dohodnutá vopred v ponuke (pri veľkom objeme)
• Prevádzka a rozvoj AI od 190 € / mes. bez DPH (nepovinné)

Cena od 990 € bez DPH platí pre jeden vstup dokladov a zápis do jedného systému. Presnú cenu povieme, keď uvidíme vzorku vašich dokladov.

Orientačne 1 až 4 týždne.

Celý cenník →

Na začiatku potvrdzuje každý doklad človek. Systém mu ukáže doklad a vyťažené údaje vedľa seba, takže kontrola je rýchla. Neisté údaje sú označené. Pri dodávateľoch, kde je výsledok dlhodobo správny, môžete kontrolu neskôr zjednodušiť. Zaúčtovanie a zodpovednosť ostávajú na účtovníkovi.

• Doklady obsahujú citlivé údaje. V návrhu určíme, kde sa ukladajú a kto k nim má prístup.
• Používame poskytovateľov so zmluvou o spracovaní údajov. Kde je to možné, dáta spracúvame v EÚ.
• Pri každom doklade je záznam, kto ho potvrdil a kedy. Pri kontrole tak viete doložiť, čo sa s ním dialo.

Pre výrobcu brán, plotov a zábradlí KOPREV sme postavili AI chatbota, ktorý je zároveň konfigurátor. Zákazník si vyberie produkt, vzor, rozmery, materiál a farbu a hneď vidí orientačnú cenu. Firme príde kompletný dopyt e-mailom aj s históriou rozhovoru.

Celá prípadová štúdia →