AI v účtovníctve: čo zvládne a čo ostane na účtovníkovi

AI v účtovníctve dnes dáva zmysel pri práci, ktorá sa opakuje a riadi sa rovnakými pravidlami: prečítať doklad, vytiahnuť z neho údaje, priradiť platbu k faktúre, roztriediť poštu. Rozhodnutie, ako sa účtuje sporný prípad, a zodpovednosť za správnosť účtovníctva ostávajú na človeku. Nižšie je rozpis, čo sa dá automatizovať a kde sa automatizácia zastaví.

Vyťahovanie údajov z faktúr a dokladov

Najväčší časový úbor v účtovnej firme býva prepisovanie. Faktúry a pokladničné doklady chodia v PDF, ako sken aj ako fotka a niekto z nich musí dostať dodávateľa, sumu, dátum, variabilný symbol a položky do účtovného softvéru. Automatizácia doklad prečíta (aj naskenovaný), údaje vytiahne a pripraví návrh zápisu. Technický postup krok za krokom popisuje článok Ako funguje automatické spracovanie faktúr.

Dôležité je, čo sa deje potom. Doklad, ktorý nesedí s objednávkou alebo mu chýba údaj, systém nezapíše sám. Pripraví ho a pošle na kontrolu, namiesto toho, aby hádal. Naša služba Spracovanie faktúr a dokladov stojí od 990 € bez DPH a nasadenie trvá 1 až 4 týždne, podľa počtu formátov faktúr a napojení. Pri firme s pár faktúrami mesačne sa nevráti, vtedy je rýchlejšie ich prepísať ručne.

Párovanie platieb a triedenie dokladov

Ďalšia opakovaná činnosť je párovanie platieb z bankového výpisu s vystavenými faktúrami. Platí to isté ako pri dokladoch: zhody, ktoré sú jasné, sa spárujú automaticky, nejasné (čiastočná úhrada, chýbajúci variabilný symbol) dostane človek s vysvetlením, čo nesedí.

Podobne sa dá triediť doklady od klientov podľa typu, strediska a mesiaca alebo zbierať podklady pred mesačnou či ročnou uzávierkou.

Triedenie e-mailov a otázok od klientov

Účtovná firma dostáva denne veľa správ: nové dopyty, žiadosti o zmenu údajov, žiadosti o výpis, otázky na stav spracovania. Automatizácia ich roztriedi a smeruje na správneho kolegu, na bežnú otázku o stave spracovania alebo termíne vie odpovedať AI asistent, zložitejšiu vec posunie účtovníkovi. Tomu sa venuje služba pre účtovné firmy AI pre účtovníctvo.

Prepojenie systémov

Vyťahovanie údajov je len polovica práce. Aby sa nemuseli údaje ručne exportovať a importovať, treba prepojiť bankový výpis, portál pre klientov a účtovný softvér. Prepojenie systémov u nás začína od 1 900 €. Bez neho zostane AI ostrovom, z ktorého niekto stále kopíruje výsledky do ďalšieho programu.

Čo pri AI v účtovníctve ostáva na účtovníkovi?

Pri AI v účtovníctve ostáva na účtovníkovi daňový úsudok, kontrola a potvrdenie každého zápisu a riešenie výnimiek, ako je nezvyčajný dodávateľ alebo doklad bez povinného údaju. Automatizácia zníži ručnú prácu pri príprave podkladov, za súlad s legislatívou zodpovedá účtovná firma ako doteraz.

• Daňový úsudok. AI nerobí daňové poradenstvo a nezaručuje sa za súlad so zákonom. Odbornú radu klientovi dáva účtovník.
• Zápis a zodpovednosť. Návrh zápisu z dokladu vždy skontroluje a potvrdí človek. Nič sa nezaúčtuje automaticky bez tejto kontroly.
• Výnimky. Nezvyčajný dodávateľ, suma mimo bežného rozsahu, doklad bez povinného údaju. Práve tieto prípady vyžadujú skúsenosť, a preto ich systém odovzdáva človeku.

Bezpečnosť dát klientov

Účtovná firma pracuje s citlivými dokladmi cudzích firiem, preto treba vopred vedieť, ktoré doklady systém vidí, kde sa ukladajú a kto k nim má prístup. Podrobnejšie o tom píšeme v článku AI vo firme bezpečne: kde končia vaše dáta.

Čo zmení elektronická fakturácia v účtovníctve?

Elektronická fakturácia zmení v účtovníctve vstup: pri štruktúrovanej faktúre vo formáte XML odpadá čítanie obrazu, kontrola, párovanie a zápis ostávajú. Kým časť dodávateľov bude posielať PDF a fotky, čítanie dokladov automatizáciou zostáva potrebné. V časovej osi Finančnej správy SR figuruje ako účinnosť legislatívy elektronickej fakturácie 1. január 2027.

Finančná správa SR na stránke eFaktúra (eInvoicing) uvádza, že prijímanie elektronických faktúr bude povinné pre všetky právnické osoby a podnikateľov, ktorí sú zdaniteľnými osobami podľa slovenského zákona, vrátane živnostníkov, slobodných povolaní a prenajímateľov nehnuteľností. V časovej osi tam figuruje 1. január 2027 ako účinnosť legislatívy elektronickej fakturácie. Elektronická faktúra podľa Finančnej správy nie je obyčajné PDF, ale štruktúrovaný súbor vo formáte XML, určený na automatické spracovanie.

Kde začať

Odporúčame začať analýzou procesov (od 490 €, 3 dni až týždeň): zistíme, aké typy dokladov spracúvate najčastejšie a kde má automatizácia najväčší dopad. Potom nasleduje pilot na jednom type dokladu s meraním času spracovania a chybovosti. Ak vás zaujíma, čo by to znamenalo pre vašu firmu, napíšte nám cez kontaktný formulár.