Umelá inteligencia na obecnom úrade: kde pomôže a kde nie

Umelá inteligencia na obecnom alebo mestskom úrade dáva zmysel tam, kde sa ručne opakuje ten istý úkon: čítanie a triedenie e-mailov, prepisovanie faktúr, odpovede na tie isté otázky. Nedáva zmysel tam, kde sa rozhoduje. Rozhodovanie v konaní a úradné úkony vykoná vždy úradník, AI mu môže pripraviť podklad.

Nižšie je prehľad, čo sa dá na úrade automatizovať, čo nie a na čo si dať pozor pri osobných údajoch.

Podateľňa: triedenie e-mailov a podaní

V podateľni niekto podania a e-maily číta, triedi a zapisuje. Je to opakujúca sa práca, pri ktorej sa dá stroj využiť. Podanie sa prečíta, vytiahnu sa z neho údaje a kontakt a zapíšu sa do systému bez ručného prepisovania. Na tom istom princípe funguje AI asistent: z prijatého textu pripraví záznam a čo nevie zaradiť, pošle človeku.

Podateľňa tým nezaniká. Úradník ostáva ten, kto podanie posúdi a rozhodne, čo sa s ním stane. Stroj mu ušetrí prvý krok, teda prečítať, zaradiť a zapísať.

Faktúry od dodávateľov

Faktúra od dodávateľa je typický prípad. Rovnaké polia (dodávateľ, suma, splatnosť, variabilný symbol) sa dookola prepisujú do ekonomického systému. Automatické spracovanie faktúr ich prečíta a pripraví na zaúčtovanie. Ako to funguje krok za krokom, popisuje článok Ako funguje automatické spracovanie faktúr, službu nájdete na stránke spracovanie faktúr.

Zaúčtovanie a schválenie platby ostáva rozhodnutím človeka. Stroj pripraví záznam a upozorní na to, čo nesedí.

Odpovede občanom na bežné otázky

Občania sa často pýtajú na to isté: úradné hodiny, tlačivá, postup vybavenia. Asistent vie na takú otázku odpovedať z podkladov, ktoré mu úrad dá, teda z textov, ktoré už na webe či v interných materiáloch sú.

Dôležité je, čo asistent nerobí. Nedomýšľa si odpoveď, ktorú v podkladoch nemá. Keď otázku nepozná, posunie ju úradníkovi. Reklamácie a sťažnosti rieši človek.

Prepájanie evidencií

Úrady majú údaje roztrúsené medzi evidenciou, ekonomickým systémom a tabuľkami a niekto ich ručne prenáša z jedného miesta na druhé. Prepojenie systémov zabezpečí, že si dáta vymieňajú samy, bez exportu a opätovného prepisovania.

Tu treba byť opatrný na jedno: či sa dá na váš systém napojiť, závisí od toho, či má rozhranie. Toto sa dá zistiť na začiatku, ešte pred vývojom, nie v jeho polovici.

Čo musí ostať na úradníkovi

Toto je hranica, ktorá sa nemení:

• Rozhodovanie v správnom konaní. Rozhodnutie vydáva úradník, nie model.
• Úradné úkony. Vykoná ich človek, ktorý za ne zodpovedá.
• Reklamácie a sťažnosti. Rieši ich človek.
• Zodpovednosť. AI pripraví podklad (vytriedi podanie, doplní údaje, navrhne odpoveď), ale zodpovednosť ostáva na úrade.

Praktické pravidlo: čokoľvek, čo občanovi zakladá alebo mení práva či povinnosti, prechádza cez ľudské oči a podpis. AI je príprava, nie rozhodnutie.

Osobné údaje občanov

Podania, faktúry aj otázky občanov obsahujú osobné údaje, takže pri každom nasadení treba vedieť, kde tie údaje sú a kto k nim má prístup. Pri každom AI nástroji sa oplatí položiť tri otázky: ktoré dáta doň idú, kde sa ukladajú a kto sa k nim dostane. Podrobnejšie ich rozoberá článok AI vo firme bezpečne: kde končia vaše dáta.

Ak má byť úložisko vo vašom systéme alebo v takom, ktoré spravujete vy, patrí to do návrhu od začiatku a nie do dodatočnej úpravy. Právne posúdenie konkrétneho nasadenia patrí do rúk vášho zodpovedného zamestnanca pre ochranu osobných údajov alebo právnika.

A čo prístupnosť webu?

Ak asistent alebo formulár pribudne na web obce, platia pre ne rovnaké pravidlá ako pre zvyšok webu. Verejná správa má povinnosť prístupnosti od roku 2020: smernica (EÚ) 2016/2102, u nás vyhláška č. 78/2020 Z. z., technickým meradlom je norma EN 301 549, ktorá prakticky preberá WCAG 2.1 na úrovni AA. Podrobnosti sú v článku Prístupnosť webu, ktorú od vás už žiada zákon.

Kde začať

Nezačínať veľkým projektom. Najprv sa oplatí zistiť, kde na úrade administratíva zaberá najviac času, a vybrať jeden proces. My to robíme ako analýzu procesov (od 490 €, 3 dni až týždeň) a potom pilot na jednom procese s meraním: čas od prijatia podania alebo faktúry po zápis do systému, počet otázok vybavených bez úradníka a chybovosť pri prepisovaní.

Ponuku pre úrady a obce nájdete na stránke AI automatizácia pre obce a mestá. Ceny jednotlivých častí sú tam uvedené: spracovanie objednávok a dopytov od 1 490 €, spracovanie faktúr a dokladov od 990 €, AI asistent od 900 € a prepojenie systémov od 1 900 €.