AI, ktorá odbremeňuje administratívu na obecnom a mestskom úrade
Úrad má okolo seba veľa opakujúcej sa administratívy: podania a e-maily v podateľni, faktúry od dodávateľov, otázky občanov na to isté. Túto administratívu vieme automatizovať — rozhodovanie a úradné úkony ostávajú na úradníkovi.
Kde úrady strácajú čas
- Podania a e-maily v podateľni, ktoré niekto ručne číta, triedi a zapisuje.
- Opakujúce sa otázky občanov na úradné hodiny, tlačivá a postup vybavenia.
- Faktúry od dodávateľov, ktoré niekto ručne prepisuje do ekonomického systému.
- Prepisovanie údajov medzi evidenciou a tabuľkami.
Čo z toho automatizujeme
- Spracovanie objednávok a dopytov (od 1 490 €) — podania a dopyty z e-mailu a formulárov sa prečítajú, vytiahnu sa z nich údaje a kontakt a zapíšu sa do vášho systému bez ručného prepisovania.
- Spracovanie faktúr a dokladov (od 990 €) — faktúry od dodávateľov sa prečítajú a pripravia na zaúčtovanie automaticky.
- AI asistent pre zákaznícky servis (od 900 €) — odpovie občanovi na bežnú otázku z vašich podkladov a všetko ostatné posunie úradníkovi.
- Prepojenie systémov (od 1 900 €) — evidencia, ekonomický systém a interné nástroje si vymieňajú dáta bez ručného exportu.
Čo necháme na človeku
Rozhodovanie v konaní a úradné úkony vždy vykoná úradník. Reklamácie a sťažnosti rieši človek. AI pripraví podklad — vytriedi podanie, doplní údaje, navrhne odpoveď — rozhodnutie a zodpovednosť ostávajú na úrade.
Ako začať
Začíname analýzou procesov (od 490 €, 3 dni až týždeň): pozrieme si, kde na úrade administratíva zaberá najviac času a čo má zmysel automatizovať ako prvé. Potom nasleduje pilot na jednom procese s meraním.
Ako meriame výsledok
Čas od prijatia podania alebo faktúry po jej zápis do systému, počet otázok občanov vybavených bez úradníka a chybovosť pri prepisovaní.
Čo sme o tom napísali.
Na čo sa pýtate.
Vie AI rozhodovať v správnom konaní?
Nie, to nerobíme. Rozhodnutia a úradné úkony ostávajú na úradníkovi. Automatizujeme administratívu okolo — triedenie podaní, faktúry a odpovede na bežné otázky.
Kde budú uložené dáta občanov?
Podľa toho, ako to navrhneme spolu — buď vo vašom systéme, alebo v úložisku, ktoré spravujete vy. Súčasťou návrhu je, kde dáta sú a kto k nim má prístup.
Odpovie asistent občanovi na otázku, ktorú nemáme nikde napísanú?
Nie, odpovedá len z podkladov, ktoré má k dispozícii. Čo v nich chýba, tam si asistent nedomýšľa a otázku posunie úradníkovi.
Zvládne to napojenie na náš ekonomický systém alebo podateľňu?
Závisí od toho, či daný systém má rozhranie na napojenie. Toto overíme v analýze procesov ešte pred pilotom, nie v polovici vývoja.