Automatické spracovanie faktúr a dokladov
Automatizácia prečíta prijatú faktúru alebo doklad, vytiahne z neho sumu, dodávateľa, dátum a položky a zapíše ich do vášho účtovného alebo ERP systému.
Faktúry chodia e-mailom, poštou aj cez portály dodávateľov, v PDF aj naskenované. Niekto ich musí otvoriť, prepísať údaje do systému a priradiť k správnemu stredisku alebo objednávke. Pri desiatkach faktúr mesačne je to hodiny ručnej práce a priestor na preklep.
- Príjem. Faktúra príde e-mailom, cez portál dodávateľa alebo sa nahrá ručne.
- Čítanie. AI prečíta dokument, aj keď je naskenovaný, a rozpozná text.
- Extrakcia. Vytiahne dodávateľa, sumu, dátum, variabilný symbol a položky.
- Kontrola. Porovná údaje s objednávkou alebo zmluvou, ak existuje.
- Označenie výnimiek. Faktúru, ktorá nesedí alebo jej chýba údaj, pošle na kontrolu.
- Zápis. Overené údaje zapíše do vášho účtovného alebo ERP systému.
- Archivácia. Doklad uloží tak, aby sa dal dohľadať podľa dodávateľa aj čísla.
- Účtovné systémy
- ERP
- E-mailová schránka, kam faktúry chodia
- Cloudové úložisko alebo portál dodávateľa
Faktúru, ktorá nesedí so zmluvou, chýba jej povinný údaj alebo presahuje limit, systém nezapíše sám. Pripraví ju s vyplnenými údajmi a čaká na schválenie.
Pre firmu s pár faktúrami mesačne sa nasadenie nevráti — vtedy je rýchlejšie a lacnejšie prepísať ich ručne.
Od 1 200 € bez DPH, podľa počtu formátov faktúr a napojení. Nasadenie trvá 1 až 4 týždne.
Počet faktúr spracovaných bez zásahu človeka, čas od prijatia po zápis a chybovosť oproti ručnému prepisu.
Na čo sa pýtate.
Koľko to stojí a ako dlho to trvá?
Od 1 200 € bez DPH, nasadenie trvá 1 až 4 týždne. Presná cena závisí od počtu formátov faktúr a systémov, do ktorých treba zapisovať.
Zvládne to aj naskenované faktúry?
Áno, aj naskenované dokumenty a fotky faktúr. Presnosť pri zle čitateľných skenoch je nižšia, preto sporné prípady idú vždy na ľudskú kontrolu.
Kde budú naše faktúry uložené?
Podľa toho, ako to navrhneme spolu — buď vo vašom systéme, alebo v úložisku, ktoré spravujete vy. Súčasťou návrhu je, kde dáta sú a kto k nim má prístup.
Čo keď systém niečo prečíta zle?
Faktúru, ktorá nesedí s objednávkou alebo má nejasný údaj, systém nezapíše sám — pošle ju na kontrolu človeku namiesto toho, aby hádal.
Nahradí to účtovníka?
Nie, preberie prepisovanie údajov. Rozhodnutia o zaúčtovaní a schvaľovaní ostávajú na človeku.
Ako to napojíme na náš účtovný systém?
Podľa toho, akým systémom faktúry spracúvate dnes — v analýze zistíme, cez čo sa dá dáta zapisovať, a podľa toho navrhneme napojenie.